Signaturen Check

Grafik für Signaturen, Frau tippt E-Mail — Frau tippt auf Laptop, darüber ein E-Mail Icon.

11/03/2021 Signaturen müssen sein, bieten aber auch Platz für Marketing

Wir senden täglich viele E-Mails in denen wir Protokolle, Informationen, Online Termine, Rechnungen uvm. festhalten. Der Betreff kommt und geht, der Inhalt auch – konstant ist immer die Signatur oder die Verabschiedung. Aber warum haben wir eine Signatur und was ist damit möglich?

In der Regel sind E-Mail Signaturen gesetzlich vorgeschrieben: Nach EU-Vorgabe müssen im Handelsregister eingetragene Selbständige seit dem 01. Januar 2007 bei Geschäftsbriefen „gleichviel welcher Form“ bestimmte formale Anforderungen einhalten. Dazu zählen neben den genannten Einzelunternehmern auch OHG, KG, UG, AG und Gen (Genossenschaften).

Geschäftsbriefe sind schriftliche Mitteilungen nach außen, haben einen geschäftsbezogenen Kontext, unabhängig von ihrer konkreten Form. Demnach sind auch E-Mails an einen oder mehrere Personen mit zum Beispiel Angeboten und Rechnungen, Anfragen, Bestätigungen und Aufträgen, AGB und Preislisten auch Geschäftsbriefe. Unternehmensinterne E-Mails gelten nicht als Geschäftsbrief – leider ist es nicht so leicht, bei Outlook zwischen internen und externen Vorlagen zu wählen. Besteht eine Geschäftsverbindung schon länger und dem Empfänger ist der Absender bekannt, ist demnach eine Wiederholung der Pflichtangaben abkömmlich.

Pflichtangaben geschäftlicher E-Mail-Signaturen sind je nach Gesellschaftsform anders und müssen alle mindestens folgende Angaben enthalten:

Die vollständige Firma (wie im Handelsregister eingetragen)
Die Rechtsform der Gesellschaft, bei im HG eingetragene Einzelkaufleuten der Rechtsformzusatz „eingetragene*r Kauffrau*Mann“ bzw. allg. verständliche Abkürzung, z.B. „e.Kfr.“
Den Sitz der Gesellschaft, also die Geschäftsanschrift des Unternehmens, welche auch beim Registergericht hinterlegt ist - kein Postfach
Das Registergericht des Sitzes der Gesellschaft (z.B. Amtsgericht Hannover)
Die Nummer, unter der die Firma in das Handelsregister oder Genossenschaftsregister eingetragen ist (z.B. HRB 20 000)

Bei GmbH und UG nach § 35a GmbHG zusätzlich:

Alle Geschäftsführer (auch Notgeschäftsführer und stellvertretende Geschäftsführer) mit Nachnamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen

Bei der AG gemäß § 80 AktG und Gen nach § 25a GenG auch:

Alle Vorstandmitglieder mindestens mit Nachnamen und einem ausgeschriebenen Vornamen, zusätzlich ist die/der Vorstandsvorsitzende zu benennen
Aufsichtsratvorsitzende*r mit Vor- und Nachname

Für nicht im Handelsregister eingetragene Gewerbetreibende wie Freiberufler und GbR besteht keine Verpflichtung, es empfiehlt sich aber Vor- und Nachname und Geschäftsadresse zu nennen.

Alles weitere ist nicht verpflichtend – Umsatzsteuer-ID, Steuernummer, Telefonnummern. E-Mail- und Webseitenadresse sind damit eure Entscheidung. Letztere erleichtern natürlich die Kontaktaufnahme, nicht nur bei potentiellen Kunden, und, falls Rückfragen bestehen, auch bei Bestandskunden, die keine Zeit haben, eure Nummer oder Mailadresse zu suchen.

Um die Pflichtangaben gibt es viele weitere Möglichkeiten eine Signatur zu verfeinern:

Bei den Schlussworten einer Mail ist, je nach Beziehung zum Gegenüber, ein „Viele Grüße“ besser als „Mit freundlichen Grüßen“, „Liebe“ oder „Herzliche Grüße“ persönlicher.
Manche setzten Fotos von sich neben den Namen, persönlich finde ich es übertrieben, das Aussehen ist nicht das Wichtigste, sondern der Inhalt.
Als Marketingplattform für Produktneuheiten, Banner für Veranstaltungen ist die Signatur auch geeignet oder z.B. gewonnene Awards.
Im Sinne der Nachhaltigkeit: „Bitte prüfen Sie der Umwelt zuliebe, ob der Ausdruck dieser Mail wirklich erforderlich ist.“
ISO-Zertifizierungen und Zertifikate sind einigen Unternehmen sehr wichtig und sollten gezeigt werden
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In einigen Mail lesen wir öfter den E-Mail Haftungsausschluss: „Diese E-Mail kann vertrauliche und/oder rechtlich geschützte Informationen enthalten. Wenn Sie nicht der beabsichtigte Empfänger sind oder diese E-Mail irrtümlich erhalten haben, informieren Sie bitte sofort den Absender telefonisch oder per E-Mail und löschen Sie diese E-Mail aus Ihrem System. Das unerlaubte Kopieren sowie die unbefugte Weitergabe dieser Mail ist nicht gestattet.“ Diese Disclaimer sind mit Vorsicht zu genießen, es gibt nach meinem Wissenstand kein Gerichtsurteil hierzu, verpflichtend und rechtlich bindend ist er nicht. Mit dem Passus soll eine Haftungsvereinbarung angeführt werden, die keine ist. Soll hiermit ein Vertrag gemeint sein, muss ich allerdings erst zustimmen. Wenn der Absender mich über einen irrtümlich versendeten Inhalt informiert, muss er diesen Passus nicht zu Beginn der Mail setzen?

Fazit: Signaturen sind rechtlich bindend, Verstöße werden auch bußgeldlich geahndet. Viele Unternehmen mit Exchange Servern geben die Signaturen vor, damit sie nicht vergessen werden. Als Tipp für Unternehmen ohne Exchange Server empfiehlt es sich dies z.B. in die Arbeitsordnung mit aufzunehmen oder neue Mitarbeiter*innen im Unternehmen mit einer kleiner Willkommensmail und einer Signaturvorlage zu begrüßen.